KANBrief 2/19

Czy można uregulować przepisami biuro przyszłości?

Andreas Stephan© VBG/Berthold Steinhilber
Andreas Stephan

Zmiany w cyfrowym świecie zachodzą w coraz szybszym tempie. Dotyczą one również pracy z monitorami ekranowymi i stanowisk pracy w biurach. Przestrzenie do pracy współdzielonej, przestrzenie otwarte, agile working, Biuro 4.0: to tylko niektóre ze terminów opisujących biura przyszłości i pracy tam wykonywanej. Nasuwa się pytanie: co z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy w tym obszarze? Czy spełniają swoje zadanie, czy też już dawno przestały być aktualne ze względu na tempo rozwoju?

Jeśli weźmiemy pod uwagę rozwój biura, od średniowiecznego skryptorium, w którym mnich kopiował teksty i przepisywał trasnskrypty, aż do biura, jakie znamy dzisiaj, w którym tekst można skopiować i wkleić za pomocą kilku kliknięć lub przetłumaczyć cały tekst online na

w ciągu kilku sekund, nie mamy wątpliwości, że skala postępu była ogromna. Jednak w tym samym okresie, istoty ludzkie prawie się nie zmieniły. Najwcześniejsze dowody istnienia Homo sapiens sięgają około 300 000 lat wstecz. „Konstrukcja” człowieka jest dokładnie taka sama jak wtedy.

Podobnie jak w innych dziedzinach, podstawowymi parametrami podczas planowania biura przyszłości muszą być człowiek i wymagania narzucone przez jego biologię. Z reguły praca biurowa nie wymaga zbyt wiele ruchu. Tymczasem ciało ludzkie potrzebuje ruchu. Stanowisko pracy powinno umożliwiać częste zmiany pozycji siedzącej, stojącej i chodzącej. Zaprojektowanie odpowiedniego środowiska pracy i zapewnienie odpowiedniego sprzętu roboczego są podstawą wyposażenia nowoczesnych, ergonomicznych stanowisk pracy biurowej.

W Niemczech w tym obszarze obowiązują już liczne wymogi prawne - począwszy od przepisów ustawowych, takich jak rozporządzenie w sprawie pomieszczeń roboczych (ArbStättV), poprzez związane z tym przepisy techniczne dotyczące pomieszczeń roboczych (ASR) i publikacje wydawane przez niemieckie zakłady społecznego ubezpieczenia wypadkowego (np. przepisy DGUV i publikacje informacyjne), aż po normy DIN i VDI. Należy wziąć pod uwagę cały zbiór przepisów i przestrzegać hierarchii ważności. Przedsiębiorstwa mogą uzyskać wsparcie i poradę od instytucji ubezpieczenia wypadkowego, która jest za nie odpowiedzialna. Informacje na temat pracy z monitorami ekranowymi i pracy biurowej są również dostępne na stronie internetowej VBG1 pod adresem: www.vbg.de.

Okresowe przeglądy

Przepisy muszą oczywiście uwzględniać najnowsza wiedzę i osiągnięcia. Ludzie na przykład są wyżsi i ciężsi niż 30 lat temu. Z kolei nieco ponad 20 lat temu odkryto, że fotoreceptory znajdujące się w oczach mają wpływ na gospodarkę hormonalną człowieka. Są to przykłady tego, jak nowe odkrycia zostały włączone do obecnie obowiązujących przepisów.

Można powiedzieć, że cyfryzacja w środowisku biurowym rozpoczęła się wraz z wprowadzeniem kart dziurkowanych. Od lat 90. ubiegłego wieku firmy dążyły do tego, aby biura stały się bezpapierowe. W rezultacie pracownicy biurowi mogą być bardziej otwarci na cyfryzację niż osoby pracujące w przemyśle lub innych sektorach. A jednak, również w biurach, warunki pracy ulegną zmianie. Chmura obliczeniowa, crowdworking i sztuczna inteligencja to tematy, które u wielu pracowników wywołują niepokój. Jak takie metody pracy wpłyną na zadania poszczególnych pracowników?

Również w tym przypadku, wykorzystanie istniejących przepisów może być przydatne. Zastosowanie zasad ergonomii oprogramowania, opisanych w Publikacji Informacyjnej DGUV 215-450 lub normach serii EN ISO 9241, czyni oprogramowanie bardziej przejrzystym i intuicyjnym dla użytkowników. Metody takie jak chmura obliczeniowa, crowdworking i sztuczna inteligencja mogą być również wykorzystane, aby przyspieszyć opracowywanie nowych przepisów. Istnieje jednak ryzyko nadmiernego wpływu niektórych grup interesu, co pokazały ostatnie dyskusje na temat manipulacji wyborami. Należy zatem wprowadzić odpowiednie mechanizmy bezpieczeństwa, aby zapewnić wymaganą neutralność procedury.

Krótko mówiąc, istniejące przepisy dotyczące pracy z monitorami ekranowymi i biurowych miejsc pracy są z pewnością odpowiednie dla nowoczesnych warunków i sprzyjają zapewnieniu bezpieczeństwa i zdrowia. Problemem jest raczej nadążanie za błyskawicznym tempem zmian, aby uwzględniać postęp i innowacje. Regularny przegląd sytuacji jako całości umożliwia zidentyfikowanie i wycofanie przestarzałych przepisów oraz uwzględnienie potrzeby wprowadzenia nowych.

Andreas Stephan

andreas.stephan@vbg.de
VBG

Przewodniczący podkomitetu
ds. biur DGUV

1 Niemiecki Zakład Ubezpieczeń Społecznego Ubezpieczenia
Wypadkowego dla sektora administracji